Een organogram is een schematisch overzicht van een organisatiestructuur. Een organogram wordt ook wel organigram of organisatie schema genoemd. De hiërarchie binnen een organisatie is hierdoor vaak in een oogopslag te zien. Een organogram wordt gemaakt wanneer functies niet meer informeel op elkaar kunnen worden afgestemd. De samenwerking wordt dan vastgelegd in een organogram. Een dergelijk schema brengt in kaart uit welke afdelingen een organisatie bestaat en in welke hiërarchische verhouding de afdelingen en medewerkers ten opzichte van elkaar staan. Hoe hoger de functie, hoe hoger vermeldt in het schema. Gelijkwaardige afdelingen of functies worden naast elkaar geplaatst.
Er zijn verschillende soorten organogrammen: Verticaal : Organisatiestructuur weergegeven van boven naar onder. Dit is de meest gebruikte versie.
Horizontaal : Organisatiestructuur weergegeven van links naar rechts. Een voordeel hiervan is dat de hiërarchie minder benadrukt wordt.
Concentrisch : Organisatiestructuur weergegeven van binnen naar buiten.
Een organogram is erg handig voor medewerkers. Het is meteen helder en overzichtelijk wie waarvoor verantwoordelijk en bevoegd is. Er is duidelijk te zien aan wie iemand verantwoording moet afleggen en hoe de organisatie is opgebouwd. Een organogram geeft, naast het inzicht in de afdelingen en functies, ook inzicht in de communicatielijnen. Deze duidelijkheid creëert rust. Een goede structuur van een organisatie is noodzakelijk voor het effectief en efficiënt functioneren van de organisatie.
Daarnaast dient het organogram vaak als basis voor het doorloopschema van medewerkers. Veelal worden functies gedefinieerd aan de hand van het organogram.
Voor mogelijke sollicitanten is het daarnaast aangenaam een (beknopt) organogram op de wervingssite / in de wervingscorrespondentie te kunnen inzien.
In een organogram is meteen de span of control te zien. Uiteraard is de span of control niet bij elke persoon of elk bedrijf hetzelfde. In het algemeen wordt echter uitgegaan dat een manager maximaal tien personen direct kan aansturen. De praktijk blijkt hier vaak van af te wijken, waardoor een persoonlijke benadering in het geding komt. In een platte organisatiestructuur is de span of control van leidinggevenden vaak groter. Dit komt omdat platte organisaties weinig hierarchische niveaus heeft.
Een organogram wordt aangepast bij een herstructurering van de organisatie. Dit kan bijvoorbeeld plaatsvinden na een reorganisatie of op het moment dat er nieuwe functies c.q. afdeling komen te ontstaan. Het kan handig zijn om naast de afdelingen en functies ook de namen van het personeel in het organogram te zetten. In dit geval moet het organogram vanzelfsprekend bij elke functiewijziging, in- en uitdiensttreding gewijzigd worden.
Een organogram is te maken in verschillende programma’s. Indien het organogram niet zo uitgebreid is kan er voor gekozen worden dit zelf te maken in bijvoorbeeld Paint, Word of Visio. Paint is echter alleen aan te raden als het organogram nagenoeg niet gewijzigd hoeft te worden. Meer over het maken van organogrammen in deze programma’s leest u in de links onder dit artikel. Daarnaast zijn er ook diverse soorten software te koop, speciaal voor dit doeleinde.
Begin bij het maken van een organogram altijd bovenaan. Vervolgens werk je vanaf daaruit naar beneden. Op het moment dat een lager niveau wordt toegevoegd, kunnen ook de eventuele staffuncties bij het hogere niveau ingevoegd worden.
Stuur door
Afdrukken
Toevoegen
Wijzigen
Werken en leren: de juridische positie van de stagiair