Home » HR kennis » 7. Opleiding & Training » Tools » Feedback

Defenitie

De term feedback wordt vaak te pas en te onpas gebruikt. “Kan je me eens wat feedback geven over de meeting deze morgen, want ik kon er niet zijn”. Dat is informatie, bijpraten, briefing of wat dan ook, maar geen feedback.
Feedback is informatie die ik aan iemand geef, over wat ik hem heb zien doen en welke impact zijn gedrag op mij heeft. Zo zorg je ervoor dat je communicatie met anderen zo ‘zuiver’ mogelijk gebeurt en dat je gedrag binnen een team open, eerlijk en duidelijk blijft. Het vermijdt ‘misverstanden’ en verkeerde interpretatie van wat je zegt en wat je doet.
De ‘blind spot’ van een individu verkleint omdat zijn ‘medespelers’ zijn gedrag en de manier waarop het bij hen overkomt, terugspiegelen en hem een inzicht verschaffen in de impact van wat hij doet en zegt.
Feedback is altijd ‘goed bedoeld’, anders gaat het om aanvallen, kleineren, enz… en daarvoor is in een professionele context geen plaats. FB heeft altijd tot doel de ander te helpen zijn gedrag te veranderen en zodoende de relatie effectiever en aangenamer te maken. Om dat effect ook echt te bekomen, moet je wel op een aantal dingen letten.

Wat en Wanneer?

Deze job-aid reikt je een aantal ‘regels en tips’ aan om feedback constructief te houden. Er zit ook een eenvoudige format bij dat je kan gebruiken als hulp bij het formuleren van FB boodschappen. Deze job-aid kan je gebruiken:

• Bij het geven van spontane feedback
• Om je feedback voor te bereiden in het kader van een coaching gesprek
• Bij ‘feedback rondes’ in je team (op voorwaarde dat er reeds een open feedback
  cultuur in je team bestaat)

Regels

• Speel de bal, niet de man (focus op gedrag, niet op de persoon)
• Wees specifiek
• Gebruik ‘IK boodschappen”, neem deverantwoordelijkheid voor je feedback
• Geef feedback op het moment dat de feiten zich voordoen
• Ga na of je feedback goed begrepen werd (zonder in discussie te vervallen)
• Geef ruimte aan de ontvanger om stoom af te laten
• Verpak moeilijke boodschappen niet in een ‘donsdekentje’ (je weet dat ik je heel graag mag, maar …)
• Geef de feedback aan de betrokkene, niet aan ‘derden’ (met uitzondering voor groepsfeedback)

Format

Dit simpele ‘format’ laat toe om constructieve boodschappen te geven.

• Ik zie je… (dit of dat doen)
• Daarbij voel ik, Dit doet mij …, (geef aan welk effect dat op je heeft)
• (Ik interpreteer dat als …)
• Ik zou willen dat, … Ik stel voor dat, … (jouw verwachtingen)

Voorbeeld

Enkele voorbeelden van hoe het wel en niet kan.

Regel 1: Speel de bal, niet de speler Focus op gedrag, niet op de persoon.

Niet:"Ik zag dat je deze morgen niet aanwezig was tijdens de vergadering. Een van de dagen
zul je je hoofd nog eens ergens vergeten. Hoe is dat toch mogelijk. Je zorgt er beter voor dat
dat niet meer voorkomt. “
Maar:"Ik zag dat je deze morgen niet aanwezig was tijdens de vergadering. Ik begrijp
inmiddels dat je de vergadering vergeten was. Ik voel me daar niet goed bij omdat deze
meetings net bedoeld zijn om jouw integratie in dit team te bevorderen. Ik wil dat je in’t vervolg
deze teamvergaderingen in brengt in je agenda op het moment dat je de uitnodiging krijgt”.

Regel 2: Wees zo precies en specifiek mogelijk

Niet: “Ik hoor je zeggen ‘Ik zal er eens over nadenken’. Wil dat zeggen dat je het bestudeert
en je me het antwoord zult komen vertellen ?”
Maar: “Jij bent ook nooit duidelijk over wat je nu eigenlijk bedoelt. ‘er over nadenken’, wat zou dat in godsnaam willen zeggen ?”

Regel 3: Geef actuele feedback, haal geen oude koeien uit de gracht

Feedback werkt het beste als de tijd tussen het waargenomen gedrag en de feedback zo kort
mogelijk is. Op deze manier kun je concrete voorbeelden noemen. De ander kan zich dan het
gedrag herinneren.
Niet: “Weet je nog, zes maand geleden toen je de onderhoudsmanager verweet dat zijn
machines slecht onderhouden zijn. Ik zou willen dat je rekening houdt met hoe mensen zich
voelen als je ze feedback geeft over de kwaliteit van hun werk.”
Maar: “In onze meeting daarnet, zei je tegen de onderhoudsman dat de machines slecht
onderhouden worden. Het zou best kunnen dat dat zo is, maar ik merkte dat hij na je
opmerking geen woord meer heeft gezegd. Ik vermoed dat hij zich beledigd voelde. Ik zou je
willen vragen om zo’n opmerkingen anders te formuleren en rekening te houden met hoe de
collega’s daarop zullen reageren”.

Regel 4: Geef Ik boodschappen

Ik-boodschappen werken beter dan jij-boodschappen. Een jij-boodschap wijst naar de ander
"jij doet iets fout") en heeft als risico dat de ander ontkent of in de verdediging schiet. Met een ik-boodschap neem je de verantwoordelijkheid voor wat je zegt.In beide gevallen leidt het de
aandacht af van wat je wilt zeggen. Met een ik-boodschap houd je het bij jezelf. Als je jouw
observatie beschrijft, kan de ander daar niets aan af doen.
Niet: Je bent altijd te laat en voor jou moet men dan de meeting over doen of anders weet je
weer van toeten noch blazen.
Maar: Ik zag je deze morgen te laat komen op de briefing. Ik vind dat vervelend omdat het mij
in een moeilijke situatie brengt. Ofwel doe ik het eerste stuk van de briefing over, wat niet erg fair is voor de mensen die wel op tijd waren. Ofwel doe ik gewoon voort, maar dan ben jij niet op de hoogte van een aantal dingen, die ik voor iedereen van ons team belangrijk vind.

Regel 5: Beschrijf zonder te beoordelen

Niet: Jij bent nogal moeilijk om mee te werken en ook altijd de laatste om iemand bij te
springen.
Maar: Toen Jo je vroeg haar te helpen, heb je eerst haar met vragen bestookt (waarom,
hoelang gaat dat duren, zijn de andere niet vrij, …) alvorens bij te springen. Ik voel dat aan
alsof je haar met tegenzin ging helpen.

Regel 6: Ga na of je Feedback goed begrepen werd

Niet: Begrijp je wat ik bedoel ? Akkoord ?
Maar: Zou je me eens een voorbeeld kunnen geven van wat je nu zou denken anders te doen op basis van de feedback die ik je juist gegeven heb.

Regel 7: Geef ruimte aan de ontvanger om ‘stoom af te laten’

Niet: Je moet maar zeggen als je het er niet mee eens bent hoor … Ik zie wel dat je dit niet
leuk vind maar ….
Maar: Ik begrijp heel goed dat deze feedback hard bij je aankomt. Zou je eens kunnen
vertellen wat je nu voelt, en wat er door je hoofd gaat op dit moment ?

E-mail van de geadresseerde:

Je/jouw naam:

Je/jouw e-mail:

Bericht:

---

Stuur door       Afdrukken       Toevoegen       Wijzigen

---

Geen gegevens.