Wat en Wanneer?
Force Field Analysis (Analyse van de Krachtenvelden) is een
methodiek die toelaat om in een team of organisatie te peilen naar de
‘te verwachten weerstand tegen verandering’. Die verandering kan te
maken hebben met reorganisatie, invoeren nieuwe technologie,
rolverandering, etc.. De FFA laat toe om de diverse ‘faciliterende’ en
‘hinderende’ krachten voor verandering in kaart te brengen. Deze
krachten zijn personen, processen, structuren, gewoontes, houdingen,
kennis, .. en kunnen zich zowel op persoonlijk, team, organisatie of
breder omgevingsniveau situeren.
Het einddoel van een FFA meeting is een actieplan dat de
‘hinderende factoren’ aanpakt en hun impact op de verandering probeert
te verminderen en tezelfdertijd probeert de ‘faciliterende krachten’
die de verandering ondersteunen, te maximaliseren.
Je kan het gebruiken :
- Om te begrijpen waarom de invoering van een nieuwe werkwijze niet werkt en om een ‘verbeterplan’ op te stellen
- Tijdens de analyse, design en planning fase binnen Project Management
- Om focusgroepen bewust te maken van de nood voor verandering
- als een format voor interne communicatie
- als interne of externe consultant, om een goede analyse te maken van de organisatie en feedback te geven aan de klant.
Waarom?- Het benoemt de ‘obstakels’ tegen verandering en maakt gerichte actie planning mogelijk
- Het maakt een organisatie bewust van de ‘moeilijkheden’ die een geplande verandering met zich zullen brengen
- Het laat teams toe om zich verantwoordelijk te voelen voor het actieplan omdat ze zelf de analyse hebben gemaakt
- Het ‘focust’ de acties op de belangrijkste factoren
Voorbeeld
Hoe?
1. Samenstelling van FFA groepen:
Het is belangrijk een groep van mensen samen te brengen die op
verschillende manieren bij de problematiek zijn betrokken
(leidinggevenden, de vloer, interne klanten, technici, …). Die
diversiteit is belangrijk om
vanuit alle gezichtshoeken naar de problematiek te kunnen kijken.
Het is ook belangrijk om alle ‘stakeholders’ erbij te betrekken, omdat
hun ‘commitment’ cruciaal zal zijn om
uiteindelijk de afgesproken acties met succes te kunnen uitvoeren.
2. Deelnemers voorbereiden en informeren: doorloop de volgende thema’s:
- Wat zijn de issues, de veranderingscontext, waaraan we willen werken
- Waarom zijn zij daarbij betrokken partij ?
- Wat verwacht je van hen, nu in de FFA meeting, maar ook later bij de uitvoeringvan een mogelijk actieplan
- Hoe werkt FFA en wat zijn de verschillende stappen
- Als mensen niet gewend zijn om over hun werk en wat er in
het bedrijf omgaat met mekaar openlijk te discussiëren, kan het goed
zijn om een ‘ice-breaker’ te gebruiken of afspraken te maken
(luisteren, feedback, rol facilitator, …).
3. Zaal schikking:
Gebruik een (te) grote zaal, (zodat mensen kunnen opstaan, naar de
flipcharts komen) uitgerust met flipcharts, metaplan borden, stiften,
metaplan kaarten en duimspijkers. Je kan oo voorhand een lege ‘FFA
template’ op het bord zetten. Als je geen metaplan borden hebt, kan een
muur met ‘kraftpapier’ ook dienst doen.
4. Het verloop van een FFA:- Beschrijf
de huidige situatie. Neem daar je tijd voor want het is belangrijk dat
de groep de noodzaak voor verandering aanvoelt. Vul de diverse
elementen van de huidige situatie in op de FFA template
- Beschrijf
de gewenste situatie. Al naargelang de context kan dat een ‘algemene
beschrijving’ zijn van de gewenste toekomst (vb : geen
arbeidsongevallen). Maar het kan ook dat het al gaat om de invoering
van een specifieke oplossing (vb: invoering van een nieuw
beveiligingssysteem zodat toegang voor onbevoegden onmogelijk wordt).
Vul ook dat aan op de FFA template.
- Vraag mensen om individueel
na te denken over wat zij zien als hinderende en faciliterende
factoren. Een hinderende factor is een ‘gegeven’ dat vandaag bestaat en
dat het bereiken van de gewenste situatie zal bemoeilijken.
Voorbeelden zijn : de betrokken medewerkers hebben hiermee geen
ervaring, er is geen geld om in opleiding te investeren, .. Een
faciliterende factor is een ‘gegeven’ dat vandaag bestaat en dat zal
mee helpen om de gewenste situatie te bereiken. Voorbeelden daarvan :
de vakbonden eisen dit eigenlijk al lang, het huidige systeem is
onbetaalbaar geworden, … Deel kaartjes uit (twee kleuren) en vraag
mensen om iedere ‘factor’ op een kaartje te schrijven. (een kleur voor
de hinderende en een andere kleur voor de faciliterende). Door hen dit
individueel te laten doen geef je ook aan mensen die wat minder ideeën
hebben of die niet
makkelijk in groep het word nemen, de kans om actief meet e doen.
- Dan laat je iemand een eerste kaart op het bord brengen.
Laat hem de kans om het te verduidelijken, herformuleren. Laat dan de
anderen de kans om ‘verwante’ kaarten op het bord te prikken, uit te
leggen waarom, enz… Op die manier ‘cluster’ je meteen de kaartjes in
groepen. Je kan ook iedereen vragen om van in
het begin alle kaartjes op het bord te prikken en dan clusters proberen te maken. - Eens
je een ‘reeks’ hinderende en faciliterende factoren hebt
geïdentificeerd, overloop je ze opnieuw en elimineer je die factoren
waarop je geen impact hebt.
Als je ze niet kunt veranderen, moet je ze gewoon als ‘randvoorwaarden’ accepteren en er met je actieplan ‘omheen werken’. - De
overgebleven factoren kan je nu evalueren op hun impact. Hoeveel last
zullen ze ons berokkenen ? (hinderende) of Hoe belangrijk zijn ze om te
lukken ?(faciliterende). Dat kan je visualiseren op diverse wijzen
(lengte van de pijlen,
kleurencode, je zet ze ergens op het continuüm tussen ‘huidig’ en
‘gewenst’).[*:389649cdb4]Selecteer met de groep de top 3 van hinderende
en van faciliterende factoren - Brainstorm op de mogelijke
‘oplossingen’ of acties die de faciliterende factoren versterken en de
hinderende verzwakken. Doe een ‘impact / effort’ analyse op de
voorgestelde oplossingen en maak een actieplan.
Originele Bron : Lewin, Kurt. Field Theory in Social Science. Harper & Row, New York, 1951.
http://www.movelearning.com/index.php?option=com_content&view=article&id=15&Itemid=16%E2%8C%A9=nl
Stuur door
Afdrukken
Toevoegen
Wijzigen
Werken en leren: de juridische positie van de stagiair