Feedback geven: de kunst van het verleiden

Het geven van feedback blijft voor veel mensen lastig. Als ik in een groep vraag: “Steek je hand op als je feedback wil ontvangen”, gaan aarzelend de handen omhoog. We realiseren ons wel dat we feedback nodig hebben om te kunnen groeien, maar het blijft  toch een beetje spannend om deze te ontvangen. Helaas geldt dat ook voor het geven van feedback. En dat is niet zo mooi, want ik durf te stellen dat het uitblijven van feedback gelijk staat aan het uitblijven van relatie. De eerste keer dat ik dat hardop zei stonden de haren op m’n armen recht omhoog en schrok ik van de impact die deze uitspraak had op de groep waarvoor ik stond. Toch sta ik er vierkant achter, of het nu gaat om verschil in hiërarchie of het onderscheid tussen werk en privé. Als ik je namelijk geen feedback geef, maak ik impliciet duidelijk dat ik het niet belangrijk genoeg vind om in je te investeren. Laat staan dat ik in je geloof.

Het doel van feedback

Over het algemeen hechten mensen waarde aan relaties en zullen ze dus met feedback geven en ontvangen aan de slag moeten om deze relaties ook in stand te houden. Maar hoe doe je dat nu zo effectief mogelijk? Laten we eerst eens kijken naar het doel van feedback. In mijn ogen is dit: ‘De ander verleiden tot het laten zien van nieuw gedrag.’ Ik gebruik bewust de term verleiden, omdat de ontvanger natuurlijk zelf beslist of hij iets met de gegeven feedback doet. Als de ander geen probleem ervaart, zal deze geen ander gedrag laten zien. Om met effectieve feedback de ander te verleiden, en er dus voor te zorgen dat de ander wél een probleem ervaart, zijn er twee belangrijke voorwaarden waar je rekening mee moet houden: herkenning en belang. Deze twee voorwaarden heb ik verwerkt in onderstaand model.

Herkenning

De ander zal moeten weten wat jij bedoelt, over welk gedrag je het hebt. Door concrete voorbeelden te geven kun je dit duidelijk maken aan de ander. Deze voorbeelden kun je van tevoren verzamelen. Bijvoorbeeld: ‘In het overleg van vanochtend onderbrak je me drie keer toen het over project XYZ ging’ of ‘Afgelopen week was je drie keer te laat: maandag 10 minuten, dinsdag een kwartier en vrijdag een half uur’.

Omdat mensen vrij consequent in hun gedrag zijn, kun je ook voorbeelden uit het heden gebruiken. Wees er dus op bedacht dat bij een volgend contact de ander dit gedrag waarschijnlijk opnieuw zal laten zien. Spreek hem er dan direct op aan. Bijvoorbeeld: ‘Hé, het is al tien over negen en we hadden om negen uur afgesproken’ of ‘Nu onderbreek je me weer’. Voorbeelden in het heden zijn heel lastig te ontkennen.

Mochten de uit het verleden verzamelde voorbeelden niet herkend worden en zijn er geen voorbeelden in het heden, dan blijft ‘de toekomst’ over. Vraag of het goed is dat je, als het zich in de toekomst herhaalt, dat gedrag direct bespreekbaar maakt. De kans is groot dat de ander hiermee instemt. Dit maakt het voor jou gemakkelijker om de volgende keer opnieuw feedback te geven. Bovendien is het ook mogelijk dat de ander de voorbeelden wel herkent, maar op dat moment niet in staat is om dit toe te geven om vervolgens later toch het gedrag aan te passen. Dan heb je je doel ook bereikt!

Belang

Om de ander te verleiden nieuw gedrag te laten zien, is het belangrijk om het belang van dit nieuwe gedrag aan te tonen. Dit doe je door effecten en gevolgen te benoemen die de ander belangrijk vindt. Soms kun je dat goed inschatten, een andere keer kom je er gaandeweg achter. Hoe beter je de ander kent, hoe groter de kans dat je kunt inschatten waar hij of zij gevoelig voor is.  Grofweg zijn er twee soorten belang te onderscheiden:

  • Relatie: ‘Ik vind het lastig om op deze manier met jou samen te werken.’
  • Resultaat: ‘Dit gaat ten koste van de effectiviteit van het project.’

Door te sturen op herkenning en belang, krijgt de ander ‘probleembesef’. Als dit besef er is, wil de ander over het algemeen graag aan zijn gedrag werken. Je hebt de ander dus ‘verleid’ om in de toekomst nieuw gedrag te laten zien. Het werkt goed om de ander hier een proactieve rol in te laten nemen. Bijvoorbeeld door hem zelf met een oplossing te laten komen, in plaats van te veel op jouw oplossing te sturen. De ander zal er immers zelf mee aan de slag moeten gaan en dan werkt het beter om hem zelf te laten kiezen.

Psst. Meer tips over effectieve communicatie vind je in mijn blog over krachtig communiceren. Wil je écht leren hoe je impactvol kunt zijn? Schrijf je dan in voor onze opleiding Persoonlijke Ontwikkeling!

gert liGert van Grunsven werkte onder andere als leidinggevende en als personeelsmanager. Sinds 2000 is hij fulltime trainer en coach. Binnen Van den Broek en Partners verzorgt hij allerlei trainingen gespreksvaardigheden: feedback, beoordelings- en functioneringsgesprekken, adviesgesprekken, verzuimgesprekken etc. Daarnaast is hij actief op het gebied van timemanagement, leidinggeven en persoonlijke effectiviteit. Ook coacht hij mensen op individuele basis en adviseert hij organisaties, bijvoorbeeld bij de inrichting van hun beoordelingssysteem.

“Ik heb liever dat je uit een training één of twee dingen uitkiest waarmee je echt aan de slag gaat, dan veertig dingen die je meteen weer vergeet.”