Toen ik vorige maand een Engelse taaltraining volgde, werd me nog eens duidelijk hoe direct wij Nederlanders in onze communicatie zijn. Engelsen hebben een heel beleefde manier van (zakelijk) communiceren. Zij ervaren ons doorgaans dan ook als nogal ‘blunt’. Over het algemeen zeggen wij Nederlanders ook in het zakelijke verkeer dus gewoon waar het op staat en is er weinig ruimte voor ruis. Over het algemeen, ja. Want als jouw manier van communiceren minder direct (veel ‘Engelser’) is, dan zal je merken dat je niet altijd ‘gehoord’ wordt. Daarom is het handig om een paar praktische tips te hebben om dit te voorkomen. Zeker als je in Nederland woont en werkt; een land waar assertiviteit en weerbaarheid tegenwoordig met de paplepel worden ingegoten. Hier volgen 4 tips die je direct kunt toepassen:

Tip 1: Niet vragen, maar zeggen!

Model communicatiestijlenVaak hoor ik mensen zeggen dat ze kiezen voor de vragende vorm, omdat dit vriendelijker lijkt. Deze mensen zijn echter vaak van nature al vriendelijk. Door te vragen in plaats van te zeggen, stuur je dus op iets wat er al voldoende is. Hierdoor kom je minder krachtig over. Met name de meer directieve mensen (zie model) zullen jouw vraag veel opener ontvangen dan jij wil. Hiermee loop je het risico niet je doel te bereiken. Een bijkomend nadeel is dat mensen die enige mate van sensitiviteit bezitten, waarschijnlijk proeven dat je een mening hebt, in plaats van dat je iets vraagt. Dit zorgt er dan weer voor dat de communicatie met jou als minder transparant ervaren wordt. Met andere woorden: ZEG, wat je wilt zeggen!

Tip 2: Was je het of ben je het?

Doe je verzoek in de juiste tijd. Opnieuw vanuit bovenstaande ‘vriendelijkheidsgedachte’ hoor ik vaak dat mensen een verzoek in de verleden tijd doen: “Ik WAS van plan om vrij te nemen” Of, “Ik WILDE vragen of dat akkoord is.” Met andere woorden, nu niet meer… Twee voorbeelden waarin de ontvanger meer ruimte krijgt dan jij waarschijnlijk wil. Zeg liever: “Ik BEN van plan om dan vrij te nemen” en “Ik WIL vragen of dat akkoord is.” Of, nog krachtiger: “Ik BEN dan vrij” en “Ik WIL hier een akkoord voor”. Kies zelf de formulering die het beste bij je past, maar gebruik in elk geval de tegenwoordige tijd!

Tip 3: Sluit aan op je gesprekspartner

Kijk wie je tegenover je hebt. Door goed in te schatten wat de communicatiestijl van je gesprekspartner is, kun je je ‘tone of voice’ aanpassen. Heeft iemand een meer vriendelijke stijl, dan is een vraag vaak wel voldoende om iets gedaan te krijgen. Is de ander echter meer directief (wellicht noem jij dit ‘dwingend’ of zelfs ‘agressief’), dan zullen de eerder genoemde tips een voorwaarde zijn om je boodschap over te brengen. Hoe hoger in de boom van een organisatie, hoe groter de kans dat je mensen met een directieve stijl tegenkomt. De directief houdt van duidelijke taal én wil graag zelf kunnen kiezen. Kom dus met meerdere opties met heel zakelijk de voor- en nadelen op een rij. Wil je zelf meesturen in de beslissing? Dan kun je altijd nog de voordelen van jouw keuze benadrukken en de nadelen ervan afzwakken.

Tip 4: Gebruik geen twijfeltaal

“Eigenlijk ben ik aan het lijnen” Hoor je dit anderen wel eens zeggen? Wanneer zeggen ze dit? Juist, als ze iets nemen wat NIET goed is voor de lijn. Het woord ‘eigenlijk’ geeft opnieuw onbedoeld veel ruimte. Zeg dus niet: “eigenlijk heb ik geen tijd.” Dat impliceert namelijk dat je er misschien toch wel tijd voor kunt/wil vrijmaken. Hetzelfde geldt voor formuleringen als ‘in principe’, ‘best wel’, ‘een beetje’ en ‘hopen’. Laat afzwakkingen dus weg als je wil dat jouw boodschap wordt gehoord!

Eigenlijk hoopte ik met het schrijven van dit artikel dat het je wellicht een klein beetje zou kunnen helpen. Denk je zelf ook niet? En nu krachtig: Ik ben ervan overtuigd dat bovenstaande 4 tips jou helpen om effectiever te communiceren. Heel veel succes! (Wil jij jezelf krachtig presenteren en anderen in beweging krijgen met jouw boodschap? Volg dan onze training Presentatievaardigheden!)

gert liGert van Grunsven werkte onder andere als leidinggevende en als personeelsmanager. Sinds 2000 is hij fulltime trainer en coach. Binnen Van den Broek en Partners verzorgt hij allerlei trainingen gespreksvaardigheden: feedback, beoordelings- en functioneringsgesprekken, adviesgesprekken, verzuimgesprekken etc. Daarnaast is hij actief op het gebied van timemanagement, leidinggeven en persoonlijke effectiviteit. Ook coacht hij mensen op individuele basis en adviseert hij organisaties, bijvoorbeeld bij de inrichting van hun beoordelingssysteem.

“Ik heb liever dat je uit een training één of twee dingen uitkiest waarmee je echt aan de slag gaat, dan veertig dingen die je meteen weer vergeet.”