""

Achtergrond:

Eisenhower was een Amerikaanse generaal (en later president van de VS) die het commando voerde bij de invasie in Normandiё. Eisenhower was verantwoordelijk van de laarzen tot de strategie en moest tijdens de operatie 2 miljoen mensen aansturen. Dit zette hem aan tot het ontwikkelen van zijn methode voor het bepalen van prioriteiten.

Begrippen:

Om het kwadrant van Eisenhower goed te kunnen ‘’lezen’’ is het belangrijk vooraf de begrippen Belang en Urgentie te definiëren.

  • Belang geeft aan in hoeverre iets bijdraagt aan je eigen (functie)doelstelling. Hier kan een onderscheid gemaakt worden tussen hoofddoelen (hoofdtaken) en ondergeschikte doelen.
  • Urgentie geeft aan hoe snel actie moet worden ondernomen of hoe snel een taak afgerond moet zijn. Kijk eerst wat later kan, en dan wat er meteen moet gebeuren.

Aanpak:

Stap 1 is het verzamelen van alle taken op één locatie, het overzicht moet immers compleet zijn. De taken kunnen vervolgens ingedeeld en gesorteerd worden door te kijken naar de mate van belang en de mate van urgentie. Gebruik hiervoor een van de volgende kwadranten:

1. Wel belangrijk / wel urgent
2. Wel belangrijk / niet urgent
3. Wel urgent / niet belangrijk
4. Niet urgent / niet belangrijk

De kwadranten worden hieronder per stuk beschreven.
Let op: net als de takenlijst is het stellen van prioriteiten een dynamisch proces: continu in beweging. Streef er dus naar wijzigingen meteen door te voeren of eens per week  de prioriteiten snel even langs te lopen.

Voordelen:

Met behulp van het kwadrant van Eisenhower kan gestart worden met het maken van een planning, waarbij de taken met het meeste prioriteit voorgaan. Door de taken op deze wijze in te delen wordt de neiging om te beginnen met de leukste klussen onderdrukt en daarmee ook de neiging vervelende taken uit te stellen!

Daarnaast wordt in één oogopslag duidelijk:
– Hoeveel taken moeten nog op het laatste moment gedaan worden
– Welke taken zijn eigenlijk niet urgent en niet belangrijk
– Op welke termijn moet taken worden ingepland

Kortom, met een simpele indeling naar prioriteiten kan men een betere tijdsindeling en een realistische inschatting maken voor de (eigen) werkplanning

Kwadrant 1 : Wel belangrijk          Wel urgent

""

In kwadrant 1 zitten taken en werkzaamheden die bijdragen aan de eigen doelstelling én op korte termijn uitgevoerd moeten worden. Dit zijn activiteiten die dicht bij de deadline zitten, of deze al overschreden hebben. Noodgevallen en acute problemen zitten eveneens in kwadrant 1. Acties in kwadrant 1 moeten meteen uitgevoerd worden.

Kwadrant 1 wordt zelden genegeerd omdat we snel aan het gevoel toegeven dat dit nu écht afmoet. Een reden hiervoor is dat activiteiten in kwadrant 1 eerst adrenaline en vervolgens een voldaan gevoel geven, de klus is geklaard! Wanneer men vaak in dit kwadrant werkt, is het goed eens kritisch deze taken te bekijken. Het kan namelijk best zijn dat iemand veel spoedklussen heeft maar daardoor het échte werk laat liggen.

 

Kwadrant 2: Wel belangrijk           Niet urgent

""

In kwadrant 2 begint eigenlijk alles. Vaak blijft de uitvoering in dit kwadrant liggen, vanwege het ontbreken van de tijdsdruk. Wanneer de tijdsdruk toeneemt en verschuift de activiteit van kwadrant 2 naar kwadrant 1.

Wanneer mensen gemotiveerd worden door deadlines, is het lastig taken in dit kwadrant op te pakken. Jammer, want in dit kwadrant is er immers nog voldoende tijd voor een goede voorbereiding of een overleg. Om te voorkomen dat dit gebeurd is het belangrijk de acties in kwadrant 2 in te plannen, en deze planning ook te volgen!

 

Kwadrant 3: Niet belangrijk          Wel urgent

""

In kwadrant 3 vallen voornamelijk de prioriteiten van een ander. De betreffende werkzaamheden of taken van deze persoon vallen bij hem/haar zelf in kwadrant 1. Het gaat hier niet alleen om collega’s maar bijvoorbeeld ook om prioriteiten van leveranciers of vertegenwoordigers.

In dit kwadrant kunnen we ook werkzaamheden vinden die je zou moeten delegeren. Bekijk per geval wanneer je hier tijd voor kunt vrijmaken, en geef je grenzen aan.

 

Kwadrant 4: Niet belangrijk          Niet urgent

""

In kwadrant 4 bevinden zich taken en werkzaamheden die niet bijdragen aan de eigen functiedoelstelling, bijvoorbeeld het lezen van funmails, het bijpraten bij de koffie-automaat, bijeenkomsten, etc. Moe of lusteloos en het gevoel rondjes te draaien in kwadrant 4? Ga niet verder met doelloos surfen maar kies een activiteit waarbij lichamelijke inspanning vereist is.

Kwadrant 4 beschikt over een voordeel: kleine problemen in dit kwadrant lossen zich vaak vanzelf op.  

Voorbeeld kwadrant van Eisenhower

Hieronder zijn een aantal werkzaamheden ingevuld volgens het schema van Eisenhower.

""


‘’Urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zelden urgent’’

Dwight D. Eisenhower