In Nederland moet iedereen zich kunnen identificeren, zo ook op de werkvloer. Werkgevers zijn verplicht de identiteit van de werknemer te controleren.

Wat betekent dit voor HR?

Door de identificatieplicht ontstaan er drie verplichtingen:

1. Verificatieplicht:
De verificatieplicht houdt in dat u als werkgever bij indiensttreding van een nieuwe medewerker de identiteit moet verifiëren. Dit doet u door een geldig en origineel identiteitsbewijs van uw werknemer te vragen. Daarnaast moet de werknemer in het bezit zijn van een geldig sofi-nummer. Enkele zaken waarop u moet letten.

  • Komt de pasfoto overeen met de persoon;
  • Komen de fysieke kenmerken op het identiteitsbewijs overeen met de persoon in kwestie?
  • Handtekening;
  • Nationaliteit;
  • Is het document verlopen?
  • Mag deze persoon in Nederland werken?

Voor de volgende landen is vrij verkeer in Nederland toegestaan:
België, Cyprus, Denemarken, Duitsland, Finland, Frankrijk, Griekenland, Groot-Brittannië, Ierland, IJsland, Italië, Liechtenstein, Luxemburg, Malta, Noorwegen, Oostenrijk, Portugal, Spanje, Zweden, Zwitserland.

2. Bewaarplicht:
Wanneer de werknemer u een geldig en origineel identiteitsbewijs overhandigd moet u hier een duidelijke kopie van maken en bewaren in de personeelsadministratie. Het kopie hoeft u niet te actualiseren, u hoeft dus bij verloop van het paspoort geen kopie van een actueel identiteitsbewijs op te vragen bij de werknemer. Bij uitdiensttreding van de medewerker moet u het kopie nog minimaal 5 jaar bewaren na het einde van het kalenderjaar waarin de arbeidsrelatie is beëindigd in uw personeelsadministratie.

3. Zorgplicht:
Werkgevers moeten haar werknemers er op te wijzen dat ze tijdens de werkzaamheden een geldig en origineel identiteitsbewijs bij zich moeten dragen. Op de werkvloer mag hiervoor ook gebruik gemaakt worden van een Nederlands of Europees rijbewijs. Daarnaast moet u , in geval van controle, werknemers de gelegenheid geven om aan hun identificatieplicht te kunnen voldoen. Zo moet u bijvoorbeeld de werknemer toestaan de werkplek tijdelijk te kunnen verlaten om het identiteitsbewijs op te halen. Daarnaast moet u ook voorzieningen treffen voor het opbergen en bewaren van de identiteitsbewijzen van de werknemer (bijv.: kluisjes).

Geldige identiteitsbewijzen:

  • Geldig Nederlands nationaal paspoort of Nederlandse Identiteitskaart (NIK)
  • Vluchtelingen- of vreemdelingenpaspoort
  • Diplomatiek paspoort of dienstpaspoort
  • Geldig paspoort of geldige Europese identiteitskaart van een van de EER-landen
  • Geldig paspoort van een land van buiten de EER dat voorzien is van een geldige sticker voor verblijfsaantekeningen
  • Geldige verblijfsdocumenten voor vreemdelingen, namelijk

    • document I (verblijfsvergunning voor bepaalde tijd, regulier)
    • document II (verblijfsvergunning voor onbepaalde tijd, regulier)
    • document III (verblijfsvergunning voor bepaalde tijd, asiel)
    • document IV (verblijfsvergunning voor onbepaalde tijd, asiel)
  • EU/EER-document (verblijfsdocument voor vreemdelingen uit de EER en hun gezinsleden)
  • W-document (document voor asielzoekers)

Bij indiensttreding geldt een rijbewijs of sofi-nummer niet als geldig identiteitsbewijs.

Aandachtspunten!

Uitzendkrachten:
De identificatie-, bewaar- en zorgplicht geldt ook voor uitzendkrachten of ingehuurde werknemers die bij de organisatie werkzaam zijn (schoonmaakpersoneel, cateraars, etc.). De eigenlijke werkgever (uitzendbureau, onderaannemer, etc.) moet u aan het begin van de arbeidsrelatie een kopie van een geldig identiteitsbewijs van de werknemer verstrekken. Ook dit kopie moet u minimaal 5 jaar bewaren na het einde van het kalenderjaar waarin de arbeidsrelatie is beëindigd in uw personeelsadministratie.

Vreemdelingen:
Wanneer u een vreemdeling in dienst neemt moet deze een geldig en origineel identiteitsbewijs overhandigen. Deze moet u eveneens op echtheid controleren en hiervan een kopie in de personeelsadministratie opnemen. Voor vreemdelingen buiten de Europese Economische Ruimte en voor de landen die per 1 mei 2004 tot de Europese Unie zijn toegetreden (Estland, Letland, Litouwen, Polen, Hongarije, Tsjechië, Slowakije en Slovenië) heeft u een tewerkstellingsvergunning nodig welke u kunt aanvragen bij het CWI. Zolang de vergunning nog niet verstrekt is kunt u de vreemdeling geen arbeid laten verrichten, bij controle moet u het document kunnen tonen.

Twijfel over geldigheid:
Als u het vermoeden heeft dat het identiteitsbewijs van een werknemer niet geldig is dient u contact op te nemen met de politie.

Controle

De volgende instanties mogen uw werknemers controleren op geldige identiteitsbewijzen:

  • Arbeidsinspectie;
  • Vreemdelingenpolitie;
  • UWV;
  • Belastingdienst.

Bij deze controles moet u uw personeelsadministratie kunnen laten zien en volledig aan de controle meewerken. Uw werknemers moeten hun identiteitsbewijs tonen. Kunnen werknemers dit niet, dan kunnen zij worden meegenomen naar het politiebureau om de ware identiteit te kunnen achterhalen. Gederfde inkomsten kunt u in dit geval op niemand verhalen. Voldoet u als werkgever niet aan de eisen dan kan een boeterapport of proces-verbaal worden opgemaakt. Voor het in dienst hebben van een vreemdeling zonder tewerkstellingsvergunning kan u een boete opgelegd krijgen die kan oplopen tot €8.000,- per illegaal werkende medewerker.

Bron: SZW

Wetteksten:

Wet op de identificatieplicht
Wet Arbeid Vreemdelingen (WAV)

Handige links:

SZW – Identificatieplicht: informatie voor werkgevers
Controleer op echtheidskenmerken
Immigratie- en Naturalisatiedienst